Um relatório gerencial é um relatório baseado em análises de dados passados e atuais e também, em projeções futuras e sugestões. De sugestões de como melhorar os índices, fale sobre possíveis efeitos de alguma crise ou aquisição/venda de uma nova unidade, etc.
“ Relatórios Gerenciais de boa qualidade são de extrema importância para uma boa gestão. É possível elaborar e utilizar os Relatórios Gerenciais de forma simples, objetiva e eficaz.”
Para que seja feio um relatório, é necessário ter dados e índices a serem analisados. Destaque-os evidenciando as tendências demonstradas (crescimento de ganhos, redução de custos, despesas, por exemplo), mostre também pontos que podem ser melhorados (onde reduzir despesas, por exemplo). Fale também do resultado obtido com os indicadores calculados, um bom conhecimento em excel é bastante importante, pois esta ferramenta ajuda e muito no desenvolvimento e acompanhamento gerencial.
“ Escrever é uma habilidade empresarial essencial. A maior parte das pessoas bem sucedidas dentro de uma empresa se comunica bem ao escrever, e poucas pessoas alcançam uma posição de destaque sem dominar essa arte. E você tem uma sensação incrivelmente satisfatória quando o que escreveu causa o impacto que desejava.”
O relatório deve sempre ter qualidade gráfica e de informação, confiabilidade, clareza de texto e impressão, acabamento e papel adequados, para que quando um diretor venha analisar o seu relatório ele possa interpretar as informações exatamente como você as quer passar, caso o diretor não entenda, ou ache meio complicado, provavelmente seu relatório irá pra uma gaveta e será esquecido.
Para quem não possui um sistema bem estruturado que possa lhe fornecer informações e relatórios gerenciais, o Excel é uma boa pedida. Alem de você criar uma base de dados dentro dele, lá você também poderá criar os tão famosos gráficos, que a princípio são os grandes geradores de informações gerenciais.
O Gráfico é um instrumento que possibilita transmitir muitas vezes o significado de planilhas ou tabelas complexas de uma forma mais eficiente e mais simples. Sendo assim, o Excel permite a criação de vários tipos de gráficos de forma prática e eficiente, baseado nas informações fornecidas por suas planilhas.
Não adianta nada você saber efetuar a confecção de um gráfico se não souber a que finalidade se destina determinado gráfico. Desta forma você correrá o risco de apresentar um gráfico que não seja adequado a uma determinada situação.
Uma linguagem simples e curta, de parágrafos breves e fáceis de ler. Não importa a complexidade do assunto ou a complicação do material, você sempre pode transformar tudo num português claro, legível e objetivo.
COMO FAZER?
Irei adotar como exemplo um relatório da empresa Kepler Weber referente ao exercício 1T11.
É essencial que o relatório tenha uma capa de apresentação expondo o assunto em questão, logo da empresa, e é claro, o nome e função das pessoas envolvidas na confecção do mesmo.
Lembrando que tudo que estou falando aqui não é um padrão, apenas uma forma de ajudar a iniciar o seu relatório, que cada relatório, e cada empresa terão a sua particularidade, porém nunca se esqueça de ter uma linguagem simples e curta, de parágrafos breves e fáceis de ler.
Inicialmente como no modelo abaixo, a Kepler iniciou o seu relatório demonstrando os principais destaques do período.
Receita líquida, lucratividade e Ebitda, principais indicadores que ela acha relevante estarem em destaque naquele momento. Em cada tópico ela fez um prevê comentário, simples e curto, e ao lado a base de dados que ela fundamentou o seu comentário.
Em empresas de sociedade anônimas é comum vir acompanhado logo após os destaques uma: mensagem aos acionistas - Mensagem essa explicando um pouco mais detalhado o porquê daqueles resultados e quais as expectativas futuras. Perfil Corporativo – que fala um pouco da empresa, quando ela foi construída, o ramo de atuação, dentre outras coisas. E, Desempenho econômico financeiro – faz uma retrospectiva de exercícios anteriores, demonstrando as perspectivas para exercícios futuros, trazendo dados fundamentados (revistas, site, publicações), informando e demonstrando aos acionistas como chegaram àquelas projeções.
Esse tópico é interessante quando a empresa for apresentar resultados consolidados a grande grupo de pessoas. Para relatórios rápidos e mais simples, não aconselho que seja colocado.
Logo após a apresentação da empresa, iremos iniciar a demonstração dos resultados acompanhados de gráficos e análise técnica.
Nessa parte fica a seu critério por onde começar. Empresas geralmente iniciam sua análise pela parte mais interessante, porem o relatório tem que obedecer uma seqüência lógica. Eu não posso começar o meu relatório por receita, depois falo de resultado, depois volto em despesa, ai volto em custo. Entende?
Tenho que seguir uma lógica. Em um relatório gerencial financeiro, geralmente obedece à seqüência de uma DRE – Demonstrativo de resultado do exercício por exemplo.
Eu começo com os meus destaques do período, EBITIDA, por exemplo, e ao entrar na análise de cada indicador eu tento estabelecer uma lógica. (Receita-Custo-Ebitda-Despesa-Lucro).
Observe o exemplo na publicação da Kepler:
Observe que ela faz uma análise do indicador (Receita-custo-Lucro), e na frente ela coloca um gráfico para explicar melhor a seus acionistas, apenas uma forma de apresentação. Os gráficos estão de acordo com as suas necessidades, bem explicados, simples, de fácil assimilação, alem de trazer uma cor laranja em sua maioria, isso faz com que os gráficos façam uma alusão à empresa, a marca, um ponto interessante. Na despesa financeira, ela trás uma tabela demonstrando dois períodos e suas variações percentuais.
Após as análises financeiras, a empresa acha interessante colocar outro assunto, falar sobre os seus funcionários por exemplo. Observe que o gráfico é adequado, não foi obedecido um padrão, mas que o assunto veio em um novo tópico, para demonstrar que estamos mudando de assunto, nada impedindo agora eu falar sobre outros a critério da diretoria.
Observe que tudo que pode ser usado como informação para a tomada de decisão, a empresa retém na sua apresentação. Façam o mesmo, porém não deixe as apresentações muito carregadas, nem muitas informações, pois trabalhos difíceis e cansativos de ler vocês já sabem. GAVETA.
Abaixo segue o link do relatório na integra da Kepler Weber.
Abraço a todos, e fiquem com Deus.
Bruno Zagheti
