RELATÓRIOS GERENCIAIS – COMO FAZER?

Relatório Gerencial, de maneira geral, é um documento escrito, baseado em fatos contendo informações relevantes para avaliação e possíveis tomadas de decisão. Perceba que praticamente todo relatório é um Relatório Gerencial.
Um relatório gerencial é um relatório baseado em análises de dados passados e atuais e também, em projeções futuras e sugestões. De sugestões de como melhorar os índices, fale sobre possíveis efeitos de alguma crise ou aquisição/venda de uma nova unidade, etc.
“ Relatórios Gerenciais de boa qualidade são de extrema importância para uma boa gestão. É possível elaborar e utilizar os Relatórios Gerenciais de forma simples, objetiva e eficaz.”
Para que seja feio um relatório, é necessário ter dados e índices a serem analisados. Destaque-os evidenciando as tendências demonstradas (crescimento de ganhos, redução de custos, despesas, por exemplo), mostre também pontos que podem ser melhorados (onde reduzir despesas, por exemplo). Fale também do resultado obtido com os indicadores calculados, um bom conhecimento em excel é bastante importante, pois esta ferramenta ajuda e muito no desenvolvimento e acompanhamento gerencial.
“ Escrever é uma habilidade empresarial essencial. A maior parte das pessoas bem sucedidas dentro de uma empresa se comunica bem ao escrever, e poucas pessoas alcançam uma posição de destaque sem dominar essa arte. E você tem uma sensação incrivelmente satisfatória quando o que escreveu causa o impacto que desejava.”
O relatório deve sempre ter qualidade gráfica e de informação, confiabilidade, clareza de texto e impressão, acabamento e papel adequados, para que quando um diretor venha analisar o seu relatório ele possa interpretar as informações exatamente como você as quer passar, caso o diretor não entenda, ou ache meio complicado, provavelmente seu relatório irá pra uma gaveta e será esquecido.
Para quem não possui um sistema bem estruturado que possa lhe fornecer informações e relatórios gerenciais, o Excel é uma boa pedida. Alem de você criar uma base de dados dentro dele, lá você também poderá criar os tão famosos gráficos, que a princípio são os grandes geradores de informações gerenciais.
O Gráfico é um instrumento que possibilita transmitir muitas vezes o significado de planilhas ou tabelas complexas de uma forma mais eficiente e mais simples. Sendo assim, o Excel permite a criação de vários tipos de gráficos de forma prática e eficiente, baseado nas informações fornecidas por suas planilhas.
Não adianta nada você saber efetuar a confecção de um gráfico se não souber a que finalidade se destina determinado gráfico. Desta forma você correrá o risco de apresentar um gráfico que não seja adequado a uma determinada situação.
Uma linguagem simples e curta, de parágrafos breves e fáceis de ler. Não importa a complexidade do assunto ou a complicação do material, você sempre pode transformar tudo num português claro, legível e objetivo.
COMO FAZER?
Irei adotar como exemplo um relatório da empresa Kepler Weber referente ao exercício 1T11.
É essencial que o relatório tenha uma capa de apresentação expondo o assunto em questão, logo da empresa, e é claro, o nome e função das pessoas envolvidas na confecção do mesmo.
Lembrando que tudo que estou falando aqui não é um padrão, apenas uma forma de ajudar a iniciar o seu relatório, que cada relatório, e cada empresa terão a sua particularidade, porém nunca se esqueça de ter uma linguagem simples e curta, de parágrafos breves e fáceis de ler.
Inicialmente como no modelo abaixo, a Kepler iniciou o seu relatório demonstrando os principais destaques do período.
Receita líquida, lucratividade e Ebitda, principais indicadores que ela acha relevante estarem em destaque naquele momento. Em cada tópico ela fez um prevê comentário, simples e curto, e ao lado a base de dados que ela fundamentou o seu comentário.
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Em empresas de sociedade anônimas é comum vir acompanhado logo após os destaques uma: mensagem aos acionistas - Mensagem essa explicando um pouco mais detalhado o porquê daqueles resultados e quais as expectativas futuras. Perfil Corporativo – que fala um pouco da empresa, quando ela foi construída, o ramo de atuação, dentre outras coisas. E, Desempenho econômico financeiro – faz uma retrospectiva de exercícios anteriores, demonstrando as perspectivas para exercícios futuros, trazendo dados fundamentados (revistas, site, publicações), informando e demonstrando aos acionistas como chegaram àquelas projeções.
Esse tópico é interessante quando a empresa for apresentar resultados consolidados a grande grupo de pessoas. Para relatórios rápidos e mais simples, não aconselho que seja colocado.
Logo após a apresentação da empresa, iremos iniciar a demonstração dos resultados acompanhados de gráficos e análise técnica.
Nessa parte fica a seu critério por onde começar. Empresas geralmente iniciam sua análise pela parte mais interessante, porem o relatório tem que obedecer uma seqüência lógica. Eu não posso começar o meu relatório por receita, depois falo de resultado, depois volto em despesa, ai volto em custo. Entende?
Tenho que seguir uma lógica. Em um relatório gerencial financeiro, geralmente obedece à seqüência de uma DRE – Demonstrativo de resultado do exercício por exemplo.
Eu começo com os meus destaques do período, EBITIDA, por exemplo, e ao entrar na análise de cada indicador eu tento estabelecer uma lógica. (Receita-Custo-Ebitda-Despesa-Lucro).
Observe o exemplo na publicação da Kepler:
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Observe que ela faz uma análise do indicador (Receita-custo-Lucro), e na frente ela coloca um gráfico para explicar melhor a seus acionistas, apenas uma forma de apresentação. Os gráficos estão de acordo com as suas necessidades, bem explicados, simples, de fácil assimilação, alem de trazer uma cor laranja em sua maioria, isso faz com que os gráficos façam uma alusão à empresa, a marca, um ponto interessante. Na despesa financeira, ela trás uma tabela demonstrando dois períodos e suas variações percentuais.
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Após as análises financeiras, a empresa acha interessante colocar outro assunto, falar sobre os seus funcionários por exemplo. Observe que o gráfico é adequado, não foi obedecido um padrão, mas que o assunto veio em um novo tópico, para demonstrar que estamos mudando de assunto, nada impedindo agora eu falar sobre outros a critério da diretoria.
Observe que tudo que pode ser usado como informação para a tomada de decisão, a empresa retém na sua apresentação. Façam o mesmo, porém não deixe as apresentações muito carregadas, nem muitas informações, pois trabalhos difíceis e cansativos de ler vocês já sabem. GAVETA.
Abaixo segue o link do relatório na integra da Kepler Weber.
Abraço a todos, e fiquem com Deus.
Bruno Zagheti

RELATÓRIOS GERENCIAIS - BASE PARA A TOMADA DE DECISÃO

Resumo
Relatórios Gerenciais – de boa qualidade – são de extrema importância para uma boa gestão. Observando alguns poucos princípios, é possível elaborar – e utilizar – os Relatórios Gerenciais de forma simples, objetiva e eficaz.

Definição
Relatório Gerencial, de maneira geral, é um documento escrito, baseado em fatos contendo informações relevantes para avaliação e possíveis tomadas de decisão. Perceba que praticamente todo relatório é um Relatório Gerencial.

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Como fazer um bom Relatório Gerencial

1. Destinatários – Deve estar claro para quem elabora um Relatório Gerencial quem terá acesso ao mesmo. Uma boa providência é relacionar – na capa do relatório – quem são os destinatários – sem esquecer de destacar a palavra “confidencial” quando for o caso.
2. Objetivo – Quem elabora um Relatório Gerencial deve saber muito bem o que se espera dele – o que se deseja conseguir com a sua utilização. O objetivo mais comum é controlar um determinado assunto, tomando as possíveis decisões e providências necessárias perante objetivos determinados. Mas podem existir muitos outros, mais ou menos específicos. Descrever ou relacionar os objetivos, apresentando-os ou não no próprio relatório, pode ajudar bastante.
3. Conteúdo - Identifique e apresente o melhor possível as informações com maior potencial de utilidade para as pessoas envolvidas e interessadas. Geralmente elas abrangem três aspectos principais - custos, prazos e qualidade. Muito importante é identificar e atender os aspectos de relatividade - em especial os relacionados ao tempo e às referências ou metas. Mostrar apenas qual a despesa do mês não vai servir para muita coisa se não se souber qual a meta, e quais os valores de meses anteriores, ou a tendência. Para que serve informar que 70% da produção está pronta para quem não sabe qual seria o valor adequado, ou quando terá que chegar aos 100% ?
Dependendo do tipo de Relatório Gerencial, pode ser importante a apresentação de tópicos como Introdução, Objetivos, Sumários, Glossários, Recomendações, Conclusões, Bibliografia ou Referências, Anexos, entre outros.
Relatórios periódicos devem estar assim identificados, preferencialmente já no título.
Datas e assinaturas nunca devem faltar onde necessárias – óbvio, porém é uma falha comum.
business-meeting (1) 4. Forma – Deve ser a mais prática e comunicativa possível. O uso de ilustrações, desenhos, fotos, tabelas, gráficos, geralmente é de extrema valia. Merece destaque o uso de gráficos, nas suas mais variadas formas possíveis (linhas, barras, pizza, etc.) – softwares de planilhas, como o Excel, têm esses gráficos praticamente prontos – alguns cliques, e eles são gerados em segundos.
Uma exposição bem estruturada (tópicos, capítulos, etc.), resumida e apresentada no Índice, geralmente agrega um bom valor.
A exposição deve seguir sempre o esquema de pirâmide – o mais importante acima das explicações, justificativas, detalhes. Dados para eventuais conferências devem estar preferencialmente em anexos.
As páginas devem ser sempre numeradas e, convém também que, além do título, o Relatório Gerencial seja numerado como um documento. Isso facilitará muito qualquer referência em outro documento, o arquivamento, buscas e pesquisas, entre outras coisas.
Relatórios informatizados devem estar adequadamente formatados para impressão – tamanho de página, margens, etc.

Como usar um Relatório Gerencial
Quem, de alguma forma, tem acesso a um Relatório Gerencial – elaborado conforme exposto – deve dar a devida atenção ao mesmo. Também óbvio – também referente a uma falha comum.
Certamente ali estão informações relevantes para sua possível tomada de decisões. Pode ser tão apenas decidir reconhecer algum sucesso – atitude esperada de muitos líderes. Mas, se é de fato um bom Relatório Gerencial, provavelmente conterá boas informações para a identificação e aproveitamento de diversas oportunidades de melhoria.
No caso de Relatórios Gerenciais Periódicos, geralmente também é possível, e conveniente, dar algum feed-back sobre a qualidade do relatório para quem o elabora – mais uma oportunidade de melhoria.

Dica Importante
A primeira vez que me pediram um relatório eu fiquei doido, não sabia o que fazer, pesquisei em toda a internet, e nada.
A minha dica é a seguinte: 
Toda empresa S.A de capital aberto, tais como: Banco ITAU, Vale, petrobras, Kepler dentre outras, essas empresas são obrigadas a divulgar a cada três meses seus demonstrativos para seus acionistas. 
Você entrando no site do IBOVESPA, lá você encontra diversas empresas de capital aberto - empresas que tem suas ações negociadas na bolsa de valores, lá você poderá escolher uma empresa do ramo se preferir e entrar no site dela. Lá você encontrará demonstrativos patrões e também, relatórios gerenciais, com gráficos, análise etc. Bons relatórios que você pode aprender e trazer para o seu e surpreender o seu querido chefe.
Taí a dica pessoal, logo logo tem mais.
Gostaria da Ajuda, materiais e da experiência de cada um para enriquecer esse trabalho. 
Abraço a todos.